DOCUMENTOS ORGANIZACIONALES

El estilo que utilizaremos, es el estilo bloque, que consiste en que las líneas del código, la fecha, la firma y el cargo se ubican partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho de la carta.

Los datos del destinatario, el asunto, el saludo, el texto de la carta, la despedida y las líneas especiales se ubican contra la margen izquierda.

Ejemplo:                                

                                                                

BIBLIOGRAFÍA

CASAS DE BARRAN, Alicia. Gestión de documentos en países en Ibero América y el caribe. Uruguay: universidad de la república, 2000.

GARCÍA SALAZAR, María Clemencia." La conservación preventiva de los documentos desde la oficina de correspondencia y los archivos de gestión". Memorias del ! seminario sobre la administración de la correspondencia como parte de la gestión Documental, Bogotá: 2001.

GILDARDO LÓPEZ, José Alberto. "Legislación aplicada a la administración de la correspondencia": memorias del primer Seminario sobre la Administración de la Correspondencia como parte de la Gestión Documental, Bogotá 25-27 de julio de 2001.

IBIRICO."Orígenes del correo. En: AMAE N°1(Oct.1995).E-mail: teo.veras@codetel.net.do.

MANUAL DE CORRESPONDENCIA

Funciones del Área de Archivo y Correspondencia

Adoptar programas para administrar adecuadamente el servicio de consulta y la
conservación de documentos, acordes con la misión, visión, funciones y programas de la
entidad, con sujeción a las pautas y principios establecidos por la Ley, normas interna y
pautas fijadas por el Archivo General de la Nación.


• dirigir y controlar la gestión del área;
• proponer el plan de selección, transferencia y eliminación de documentos para
presentarlo a su jefe inmediato y ante el Comité de Archivo, de acuerdo con los
criterios de la tabla de retención documental;
• proponer el plan para la conservación de documentos;
• rendir y evaluar el informe de atención al público, actividades programas y proyectos
desarrollados durante el período ante el superior inmediato y proponer mecanismos
para optimizar esta labor;
• proponer el plan de capacitación para el recurso humano de su área;
• sugerir las políticas, planes y programas para la selección, eliminación, transferencia,
conservación y limpieza anual de los archivos de gestión, central e histórico y verificar
su cumplimiento conforme a la tabla de retención documental y demás normas
legales;
• responder por el correcto manejo de recursos de los archivos central e histórico;
• proponer procedimientos o instrumentos requeridos para el óptimo funcionamiento de
los archivos central e histórico;
• recibir las transferencias documentales de las diferentes dependencias;
• revisar los listados enviados por las dependencias;
• organizar los archivos por años y por dependencia;
• facilitar la consulta de los documentos que reposan en los archivos central e histórico;
• proponer planes, programas, procedimientos y mecanismos de control para optimizar
las funciones y actividades propias de su área en concordancia con los planes y
programas del Instituto;
• rendir informe anual o, cuando así se requiera, de las actividades, programas y
proyectos desarrollados durante el período;
• hacer un plan de capacitación anual para el recurso humano de su área y presentarlo
a su superior inmediato;
• administrar, controlar y custodiar los  bienes y el recurso humano asignado para el
cumplimiento de sus funciones y 9
• las demás que le sean asignadas que correspondan a la naturaleza del grupo.
Las funciones del Área de Correspondencia se relacionan con el manejo y distribución
interna y externa de las comunicaciones generadas o recibidas por el Instituto Nacional de
Salud y la administración del sistema de correo.
Para el cumplimiento de estas funciones es necesario tener en cuenta lo siguiente:
• conocer las actividades del Instituto, los servicios que presta y los funcionarios
encargados de dar trámite a los diferentes asuntos a fin de realizar la correcta
distribución de las comunicaciones escritas, incluso cuando no se especifica el
destinatario;
• conocer los tiempos de trámite y tratamiento archivístico de los diferentes
documentos;
• clasificar las comunicaciones oficiales y la  correspondencia antes de su distribución;
• poseer un sistema eficiente de radicación, control y seguimiento de las
comunicaciones del Instituto;
• no tramitar comunicaciones que no reúnan los requisitos para su envío, tales como
anexos incompletos, estilo o técnicas mecanográficas inadecuadas y, en general,
todos aquellos aspectos que afectan la buena imagen del Instituto;
• hacer el seguimiento a las comunicaciones del Instituto e informar sobre
documentación no atendida o anormalidades en el proceso, en primera instancia, a los
responsables de atender las comunicaciones y si es necesario a las directivas del
Instituto, y
• tener excelentes relaciones humanas y atender al público irradiando una imagen
positiva del Instituto.

Misión y ética del responsable del Área de Archivo y Correspondencia

1. Protegerá la integridad de los bienes documentales que custodia para que constituyan
fiel testimonio del pasado.
2. De acuerdo con los criterios archivísticos valorará, seleccionará y conservará el
material de archivo en su contexto histórico, legal, administrativo y documental,
manteniendo el principio de procedencia de los documentos de archivo.
3. Evitará realizar intervenciones que puedan afectar la autenticidad de los documentos.
4. Garantizará el continuo acceso y legibilidad de los documentos.
5. Registrará y justificará plenamente las acciones realizadas sobre el  material que tiene
a su cargo.
6. Promoverá el mayor acceso posible a los documentos y ofrecerá sus servicios a todos
los usuarios de manera imparcial.
7. Respetará tanto el acceso público como la privacidad de la documentación dentro del
marco de la legislación vigente.
8. No deberá utilizar en beneficio propio la confidencialidad de la información
documental.
9. Trabajará conjuntamente con los funcionarios de otras áreas para promover la
conservación y la utilización de la herencia documental de la entidad.

PROCEDIMIENTOS PARA COMUNICACIONES RECIBIDAS Y ENVIADAS

ENTREVISTA A UN FUNCIONARIO DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA 

A continuación les mostraré los procedimientos para las comunicaciones recibidas:

• Recepción 

• verificación: sobre sospechosos.

• Abrir el sobre que los datos sean para la empresa,  revisar el contenido que si trae anexos revisar que estén completos.

• Radicar el documento: (siempre debe de ir en la parte superior derecha con su respectivo logotipo o sticker ,  número consecutivo,  fecha, hora, número de folios). haciendo cumplimiento a la ley 5 del acuerdo 060.

• Registrarlos en la planilla de recibidos 

• Distribución "anexo 7".

De igual manera los procedimientos para las comunicaciones enviadas:

• El funcionario hace entrega de las comunicaciones a enviar en la unidad de correspondencia.

• Recepción

• Revizar el documento,   verificar el contenido del documento, la elaboración, que no lleve tachones, que el estilo sea el implementado por la organización, que traigan los anexos, que este firmada, que este elaborado en papel membretado, que traiga original y dos copias. 

• Radicar:  las comunicaciones oficiales mediante la asignación de un número consecutivo seguido del código de la dependencia en original y dos copias, o las que sean necesarias.

• Colocar los datos en el sobre y 

• Registrarlo en las planillas de enviados "como muestra el anexo 5"

• Deshojar la carta (embalaje)

• Distribución mensajero interno.

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GLOSARIO

• APLICATIVO: Se trata de un tipo de programa específicamente dedicado al proceso de una función concreta dentro de una entidad o empresa.

• ARCHIVO ELECTRÓNICO: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión.

• COMUNICACIONES OFICIALES: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.

• CORRESPONDENCIA : Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a titulo personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámite para las entidades.

• DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos que permanecen en estos medios durante su ciclo vita; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos

• DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

• DOCUMENTO PUBLICO: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.

• RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES: Es el procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones producidas o recibidas dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.

• REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES: Procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan  en sus sistemas o automatizado de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: nombre de la persona/o entidad remitente, nombre o código de las dependencias, número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta, entre otros.

• SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos emanados de un órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

• TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del archivo.

REGISTROS DE CORRESPONDENCIA