GLOSARIO

• APLICATIVO: Se trata de un tipo de programa específicamente dedicado al proceso de una función concreta dentro de una entidad o empresa.

• ARCHIVO ELECTRÓNICO: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión.

• COMUNICACIONES OFICIALES: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.

• CORRESPONDENCIA : Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a titulo personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámite para las entidades.

• DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos que permanecen en estos medios durante su ciclo vita; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos

• DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

• DOCUMENTO PUBLICO: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.

• RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES: Es el procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones producidas o recibidas dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.

• REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES: Procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan  en sus sistemas o automatizado de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: nombre de la persona/o entidad remitente, nombre o código de las dependencias, número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta, entre otros.

• SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos emanados de un órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

• TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del archivo.