viernes, 6 de abril de 2012

UNIDAD DE CORRESPONDENCIA



MISIÓN 


Atender con diligencia la administración de las comunicaciones oficiales y el servicio de información  a los usuario, mercando el inicio de la gestión documental con arreglo a los procedimientos institucionales previamente establecidos y propiciando el fortalecimiento y transparencia de los derechos y deberes de los ciudadanos.







VISIÓN

ser una unidad administrativa encargada de gestionar de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales.




OBJETIVOS



  • Destacar la necesidad de la creación o el fortalecimiento de las unidades  de correspondencia en las entidades, como una oficina fundamental dentro de las organizaciones 
  • Fijar los pasos metodológicos de recepción, registro, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales que reciben y envían las entidades.
  • Instruir a los funcionarios de áreas de correspondencia sobre técnicas de embalaje e identificación de datos en los sobres.
  • Normalizar procedimientos que permitan la adecuada recepción, producción, conservación    y  distribución de los documentos en las unidades de correspondencia.
  • Apoyar a los funcionarios de las unidades de correspondencia para el adecuado desarrollo de sus funciones y para que las entidades reconozcan la importancia de su labor.
  • Establecer liniamientos que permitan un efectivo control y una adecuada utilización de la información tramitada por medios electrónicos.
  • Orientar a los funcionarios de áreas de correspondencia en técnicas para la conservación de documentos.
  • Presentar recomendaciones básicas preventivas para el manejo de las comunicaciones oficiales.



MARCO LEGAL







FUNCIONES

  • Recibir, radicar, registrar, conservar, distribuir y brindar el servicio de información sobre todas las comunicaciones oficiales que ingresen o salga de la entidad y vigilar que la labor se cumpla dentro de la debida reserva, con oportunidad y orden consecutivo.
  • Guardar estricta reserva sobre los documentos, la información a la cual se tiene acceso y los asuntos de su competencia.
  • Proponer métodos, procedimientos y propender por la incorporación y uso de nuevas tecnologías, que permitan modernizar y agilizar los procesos en las unidades de correspondencia.
  • Prestar asesoría en materia de administración de las comunicaciones oficiales, a las dependencias que lo requieran.
  • Informar con oportunidad a las dependencias competentes, sobre el vencimiento de términos para dar respuesta a los trámites y solicitudes presentadas por los ciudadanos.
  •  Radicar y tramitar las comunicaciones con celeridad , imparcialidad y respetando el derecho de turno. 
  •   Atender con prioridad a los menores de edad, discapacitados y adultos mayores, que acudan a las unidades de correspondencia con el fin de entregar y radicar comunicaciones o solicitar información sobre el trámite de su requerimiento. 




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