MANUAL DE CORRESPONDENCIA

Funciones del Área de Archivo y Correspondencia

Adoptar programas para administrar adecuadamente el servicio de consulta y la
conservación de documentos, acordes con la misión, visión, funciones y programas de la
entidad, con sujeción a las pautas y principios establecidos por la Ley, normas interna y
pautas fijadas por el Archivo General de la Nación.


• dirigir y controlar la gestión del área;
• proponer el plan de selección, transferencia y eliminación de documentos para
presentarlo a su jefe inmediato y ante el Comité de Archivo, de acuerdo con los
criterios de la tabla de retención documental;
• proponer el plan para la conservación de documentos;
• rendir y evaluar el informe de atención al público, actividades programas y proyectos
desarrollados durante el período ante el superior inmediato y proponer mecanismos
para optimizar esta labor;
• proponer el plan de capacitación para el recurso humano de su área;
• sugerir las políticas, planes y programas para la selección, eliminación, transferencia,
conservación y limpieza anual de los archivos de gestión, central e histórico y verificar
su cumplimiento conforme a la tabla de retención documental y demás normas
legales;
• responder por el correcto manejo de recursos de los archivos central e histórico;
• proponer procedimientos o instrumentos requeridos para el óptimo funcionamiento de
los archivos central e histórico;
• recibir las transferencias documentales de las diferentes dependencias;
• revisar los listados enviados por las dependencias;
• organizar los archivos por años y por dependencia;
• facilitar la consulta de los documentos que reposan en los archivos central e histórico;
• proponer planes, programas, procedimientos y mecanismos de control para optimizar
las funciones y actividades propias de su área en concordancia con los planes y
programas del Instituto;
• rendir informe anual o, cuando así se requiera, de las actividades, programas y
proyectos desarrollados durante el período;
• hacer un plan de capacitación anual para el recurso humano de su área y presentarlo
a su superior inmediato;
• administrar, controlar y custodiar los  bienes y el recurso humano asignado para el
cumplimiento de sus funciones y 9
• las demás que le sean asignadas que correspondan a la naturaleza del grupo.
Las funciones del Área de Correspondencia se relacionan con el manejo y distribución
interna y externa de las comunicaciones generadas o recibidas por el Instituto Nacional de
Salud y la administración del sistema de correo.
Para el cumplimiento de estas funciones es necesario tener en cuenta lo siguiente:
• conocer las actividades del Instituto, los servicios que presta y los funcionarios
encargados de dar trámite a los diferentes asuntos a fin de realizar la correcta
distribución de las comunicaciones escritas, incluso cuando no se especifica el
destinatario;
• conocer los tiempos de trámite y tratamiento archivístico de los diferentes
documentos;
• clasificar las comunicaciones oficiales y la  correspondencia antes de su distribución;
• poseer un sistema eficiente de radicación, control y seguimiento de las
comunicaciones del Instituto;
• no tramitar comunicaciones que no reúnan los requisitos para su envío, tales como
anexos incompletos, estilo o técnicas mecanográficas inadecuadas y, en general,
todos aquellos aspectos que afectan la buena imagen del Instituto;
• hacer el seguimiento a las comunicaciones del Instituto e informar sobre
documentación no atendida o anormalidades en el proceso, en primera instancia, a los
responsables de atender las comunicaciones y si es necesario a las directivas del
Instituto, y
• tener excelentes relaciones humanas y atender al público irradiando una imagen
positiva del Instituto.

Misión y ética del responsable del Área de Archivo y Correspondencia

1. Protegerá la integridad de los bienes documentales que custodia para que constituyan
fiel testimonio del pasado.
2. De acuerdo con los criterios archivísticos valorará, seleccionará y conservará el
material de archivo en su contexto histórico, legal, administrativo y documental,
manteniendo el principio de procedencia de los documentos de archivo.
3. Evitará realizar intervenciones que puedan afectar la autenticidad de los documentos.
4. Garantizará el continuo acceso y legibilidad de los documentos.
5. Registrará y justificará plenamente las acciones realizadas sobre el  material que tiene
a su cargo.
6. Promoverá el mayor acceso posible a los documentos y ofrecerá sus servicios a todos
los usuarios de manera imparcial.
7. Respetará tanto el acceso público como la privacidad de la documentación dentro del
marco de la legislación vigente.
8. No deberá utilizar en beneficio propio la confidencialidad de la información
documental.
9. Trabajará conjuntamente con los funcionarios de otras áreas para promover la
conservación y la utilización de la herencia documental de la entidad.