martes, 10 de abril de 2012

PROCEDIMIENTOS PARA COMUNICACIONES RECIBIDAS Y ENVIADAS

ENTREVISTA A UN FUNCIONARIO DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA 






A continuación les mostraré los procedimientos para las comunicaciones recibidas:





  • Recepción 





  • verificación: sobre sospechosos.











  • Abrir el sobre que los datos sean para la empresa,  revisar el contenido que si trae anexos revisar que estén completos.

  • Radicar el documento: (siempre debe de ir en la parte superior derecha con su respectivo logotipo o sticker ,  número consecutivo,  fecha, hora, número de folios). haciendo cumplimiento a la ley 5 del acuerdo 060.



  • Registrarlos en la planilla de recibidos 




  • Distribución "anexo 7".





De igual manera los procedimientos para las comunicaciones enviadas:







  • El funcionario hace entrega de las comunicaciones a enviar en la unidad de correspondencia.


  • Recepción


  • Revizar el documento,   verificar el contenido del documento, la elaboración, que no lleve tachones, que el estilo sea el implementado por la organización, que traigan los anexos, que este firmada, que este elaborado en papel membretado, que traiga original y dos copias. 

  • Radicar:  las comunicaciones oficiales mediante la asignación de un número consecutivo seguido del código de la dependencia en original y dos copias, o las que sean necesarias.



  • Colocar los datos en el sobre y 

  • Registrarlo en las planillas de enviados "como muestra el anexo 5"


  • Deshojar la carta (embalaje)



  • Distribución mensajero interno.








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